راه‌های از بین بردن سندروم «عجله کنید»

آیا تا به حال در محیط کاری از شما خواسته‌اند که اگر آب دست‌تان است زمین بگذارید و به انجام کاری بپردازید که به شما محول شده است. و بعد متوجه شوید که کار ذکر شده به هیچ وجه ضروری نبوده است؟

چند وقت پیش به یکی از شرکت‌ها، مشاوره‌ی بازاریابی می‌دادم. یکی از مدیران این شرکت سه روز به کارمندانش وقت داده بود تا یک پروپوزال خوب را برای سازمان بزرگی طراحی کنند. از آنجایی که این شرکت نمی‌خواست هیچ فرصتی را از دست بدهد، کارمندان شب‌ها تا دیروقت روی پروژه کار می‌کردند.

دو هفته بعد، مشتری یادداشتی را برای شرکت فرستاد و گفت که هنوز وقت نکرده پروپوزال را بخواند. و درعین حال هنوز در تلاش برای رسیدن به توافق با رئیس شرکت و سایر مقامات مربوطه بود.

چرا مشتری، مدیران و در نتیجه کارمندان این شرکت را تحت فشار گذاشت و تنها سه روز برای انجام پروژه‌اش به آنها وقت داد در حالی که هنوز خودش برای انجام هیچ کاری آماده نبود؟ آیا او به آنها دروغ می‌گفت یا از کارش غفلت کرده بود یا شاید دلیلش چیز دیگری بود.

راه‌های از بین بردن سندروم

نقطه‌ی شروع برای درک این موضوع، شتاب چشمگیر فرهنگ کسب‌و‌کار امروز است . از آنجا که ما در جهانی با ارتباطاتی واقعی زندگی می‌کنیم، عادت کرده‌ایم این‌گونه فکر کنیم که هرچیزی به صورت آنی اتفاق می‌افتد. به این ترتیب، امروزه برای مدیران تقریباً غیر قابل تصور است که کاری را به فردی واگذار کنند، (به یک مشاور یا کارمند) و بگویند «برای این کار وقت بگذار» یا «فکر می‌کنی انجام این کار چقدر طول بکشد؟ زمان دقیق اتمام آن را به من اطلاع بده.» آنها به جای این کار، به صورت ناخودآگاه از افراد می‌خواهند که کار را به سرعت به تحویل دهند.

بسیاری از سازمان‌ها با توجه به موضوع سرعت، اندازه‌ی خود را در طی چند سال گذشته کوچک‌تر کرده‌اند. اما با اینکه هزینه‌ها را کاهش داده و لایه‌هایی از مدیران و کارکنان را حذف کرده‌اند، اما وظیفه‌ی افرادی که از کار برکنار کرده‌اند، همچنان در سازمان وجود دارد. بنابراین انتظار می‌رود که مدیران کارهای زیادی را با سرعت بیشتری به انجام برسانند.

در نتیجه تلاش برای انجام کار بیشتر توسط تعداد کمی از افراد، و با سرعت بیشتر، مانند انباشتن کارها روی هم است. هیچ راهی برای انجام کارها در ساختار زمانی مورد انتظار مدیران وجود ندارد. بنابراین در حالی که هدف مدیران داشتن سرعت در همه چیز است، اما واقعیت این است که شما دارید کار بسیاری را از سوراخ سوزن رد می‌کنید.

مشکل این است که برخی از وظایف را واقعاً باید به سرعت انجام داد. زیرا اگر در انجام آنها راهکار دیگری را در پیش بگیریم، آنها هم در تنگنای سوراخ سوزن گیر می‌کنند. این اتفاق درست مانند پدیده‌ی شایعی است که در آزمایشگاه‌های بیمارستان‌ها اتفاق می‌افتد: پزشکان می‌خواهند آزمایش بیماران‌شان به زودی انجام شود تا نتیجه‌اش را مشاهده کنند، به همین دلیل روی اغلب آزمایش‌ها لغت “فوری” را درج می‌کنند. این درحالی است که آزمایشگاه پر از درخواست‌های آزمایش فوری است و اغلب با همه‌ی آزمایش‌ها یکسان برخورد می‌شود.

در مثالی که پیش از این ذکر شد مدیر واقعاً می‌خواست کارهای سازماندهی مجددش را به سرعت انجام دهد اما درگیر کارها، درخواست، جلسات، و اولویت‌های دیگری شده بود و به همین دلیل وقت کافی برای خواندن پروپزال شرکت را نداشت. همچنین او فکر می‌کرد که می‌تواند رئیس خود و دیگر مدیران را برای سازماندهی مجدد راضی کند، اما زمان کافی برای جلسه با تک تک آنها و یکی کردن نظرات آنها را نداشت.‌ بنابراین درحالی که هدف او انجام سریع کار بود، اما نتوانست از پس آن بر بیاید.

بدیهی است که هیچ راه‌حل آسانی برای برخورد با سندروم ” عجله کنید” وجود ندارد. اما اگر احساس می‌کنید که این عامل دارد بر کار تیمی شما اثر می‌گذارد، دو راهکار زیر را به شما پیشنهاد می‌کنم:

اول، اهمیت بیشتری به حذف کارهای غیر ضروری و یا کم ارزش بدهید. آیا نمی‌توان از میزان فعالیت‌های تکراری که تأثیر چندانی هم در نتیجه‌ی کار ندارند، کاست؟ به عنوان مثال، مدیری که مشغله‌ی کاری زیادی دارد می‌تواند از رئیس خود بخواهد که گزارش فعالیت تیم کاری خود را به جای هفتگی، به صورت ماهانه به او ارائه بدهد. این تغییر باعث می‌شود تیم، پروژه‌های فوری را بهتر اداره کرده و به انجام برساند.

دوم، نظم و انضباط بیشتری به اولویت‌بندی پروژه‌ها و کارها ببخشید. با تیم خود کار کنید تا چند نکته‌ی مهم (و نه بیش از چند مورد) را در رابطه با سرعت بخشیدن به کار شناسایی کنید. و زمانی که درخواست کار جدیدی به تیم پیشنهاد می‌شود، با اقتدار تصمیم بگیرید که باید آن را در کجای فهرست اولویت‌های خود قرار دهید – یا در صورت لزوم، آن کار را فوری انجام دهید.

با توجه به اینکه میل به سرعت در فرهنگ کسب‌و‌کار امروز نفوذ کرده است، احتمالاً همه‌ی ما سندروم “عجله کنید” را تجربه کرده‌ایم. با این وجود اگر اولویت‌بندی خوبی در انجام کارها داشته باشیم، کمتر با این مشکل مواجه خواهیم شد.

درگی